Zasady korzystania z AI w firmie

Jednostronicowy dokument, który zespół faktycznie przeczyta. Odpowiadasz na osiem pytań, dostajesz gotowe zasady do wydrukowania albo wysłania na Slacka.

Dlaczego warto mieć to spisane

Z badania Experience Institute i Praca.pl (lipiec 2026, N = 1636) wynika, że tylko 27% pracowników potwierdza, że w ich firmie obowiązują jasno określone zasady korzystania z AI. Jednocześnie zaledwie 16% zastanawia się, czy ich sposób korzystania z tych narzędzi jest zgodny z prawem — ponad cztery na pięć osób nie stawia sobie tego pytania w ogóle.

Autorzy raportu nazywają to nie luką technologiczną, lecz luką w zarządzaniu. W praktyce oznacza to, że dane trafiają dziś do losowych, darmowych narzędzi — nie dlatego, że ktoś łamie zasady, tylko dlatego, że zasad nie ma.

Brak reguł nie powoduje, że ludzie przestają korzystać z AI. Powoduje, że korzystają po cichu, bez świadomości ryzyka i bez możliwości zapytania kogokolwiek o zdanie.

Jak chcesz to mieć u siebie

Statyczny — pobierasz i masz

nic nie opuszcza przeglądarki

Wszystko dzieje się w Twojej przeglądarce. Nic nie wysyłamy na serwer, nic nie zapisujemy, nie prosimy o e-mail. Drukujesz albo zapisujesz jako PDF i wieszasz gdzie chcesz.

Dynamiczny — dostaniesz adres

wkrótce

Tego jeszcze nie ma — pracujemy nad tym. Zasady dostaną własny adres, który wkleisz do intranetu albo przypniesz na Slacku; po zmianie zespół od razu zobaczy aktualną wersję, razem z datą ostatniej edycji. Ten wariant będzie wymagał zapisu treści u nas, więc zostanie wyborem świadomym: z jawną informacją co przechowujemy i kasowaniem jednym kliknięciem. Do tego czasu działa wariant statyczny, w którym nic nie opuszcza przeglądarki.

Dołącz do dokumentu zastrzeżenie i numer wersji

Odpowiedzi zostają w tej przeglądarce, więc odświeżenie strony ich nie kasuje. Nie trafiają do nas — „Wyczyść formularz" usuwa je na dobre.

Zasady korzystania z AI w [nazwa firmy]

Obowiązują od 14 września 2026 · Pytania: [osoba], [kontakt]

Możesz

Korzystaj z zatwierdzonych narzędzi AI do: pisania i redagowania tekstów, tłumaczeń, porządkowania notatek, nauki, analizy danych publicznych oraz pracy z kodem. To normalne narzędzie pracy, nie coś, co trzeba ukrywać.

Zatwierdzone narzędzia: ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Perplexity, GLM (z.ai), DeepSeek, Kimi.

Nigdy nie wklejaj

Danych osobowych klientów i pracowników, dokumentacji objętej tajemnicą, haseł, kluczy i tokenów, kodu objętego umową z klientem, ani dokumentów oznaczonych jako poufne. Jeśli wahasz się, czy coś tu pasuje — to znaczy, że pasuje.

Zapytaj, zanim

Użyjesz AI do decyzji dotyczącej człowieka — w rekrutacji, ocenie pracownika albo sprawach wynagrodzeń, przygotujesz materiał, który wyjdzie na zewnątrz pod nazwą firmy, albo zechcesz skorzystać z narzędzia spoza listy powyżej.

Odpowiadasz za wynik

Model potrafi napisać coś błędnego zupełnie pewnym tonem — i właśnie dlatego warto sprawdzać liczby, cytaty, nazwiska i przepisy, zanim materiał pójdzie dalej. Pod gotową pracą podpisuje się człowiek, nie narzędzie.

Oznaczaj, gdy to istotne

Jeśli materiał powstał w znacznej części z pomocą AI, a odbiorca mógłby zakładać inaczej — powiedz o tym. Dotyczy to analiz, opinii i treści publikowanych pod nazwiskiem.

Gdy coś pójdzie nie tak

Powiedz o tym od razu — nikt nie będzie miał pretensji. Każdemu zdarza się kliknąć za szybko. Jeśli do narzędzia trafiło coś, co nie powinno, im wcześniej o tym wiemy, tym więcej da się jeszcze naprawić. Ukryta pomyłka kosztuje znacznie więcej niż zgłoszona.

Ten dokument nie jest poradą prawną i nie stanowi deklaracji zgodności z AI Act, RODO ani żadnym innym aktem. To ramka organizacyjna — punkt wyjścia do rozmowy z prawnikiem i z zespołem.

Wersja wzoru: PL-A3E5AE · inny numer oznacza, że wzór został od tego czasu zaktualizowany Darmowy wzór FlashAI · flashai.pl

Jeśli miałoby zostać tylko jedno zdanie, niech to będzie ostatnie. Kiedy ludzie boją się przyznać do pomyłki, po prostu o niej nie mówią — a wtedy nikt nie zdąży zareagować. Zasady, które nie straszą, działają lepiej niż takie, których wszyscy się boją.

Pytania, które padają najczęściej

Czy to jest porada prawna?

Nie. To ramka do uzupełnienia i punkt wyjścia do rozmowy — z prawnikiem, z zespołem, z zarządem. Nie deklarujemy zgodności z AI Act ani z RODO, bo zgodność zależy od tego, co konkretnie robicie z danymi, a tego z ośmiu pytań nie da się ustalić.

Czy zapisujecie to, co wpisuję?

W wariancie statycznym — nie, dosłownie nic. Formularz działa w przeglądarce, a wydruk powstaje lokalnie. W wariancie dynamicznym zapisujemy tylko treść, którą sam wpiszesz, żeby dało się ją później otworzyć pod stałym adresem; kasujesz ją jednym kliknięciem.

Mamy już regulamin. Co teraz?

Porównajcie go z sześcioma blokami poniżej. W praktyce najczęściej brakuje dwóch ostatnich: kto bierze odpowiedzialność za wynik i co zrobić, gdy ktoś się pomyli. Bez tego drugiego ludzie ukrywają błędy, a to jest kosztowniejsze niż sam błąd.

Dlaczego tylko jedna strona?

Bo dłuższych nikt nie czyta, a nieprzeczytana polityka nie chroni przed niczym. Problemem nie jest brak wzorów w internecie, tylko to, że nikt ich nie wdraża.

Czy to działa poza Polską?

Rdzeń tak. „Nie wklejaj danych klienta do darmowego narzędzia" znaczy to samo wszędzie — różnice prawne dotyczą szczegółów, nie zasady. Dlatego branża jest osobnym pytaniem, a nie regułą zaszytą na sztywno.

A jeśli AI ma też rozmawiać z Waszymi klientami

FlashAI to asystent, który odpowiada klientom przez całą dobę w 106 językach. Dane zostają w infrastrukturze wdrożenia, a przed wysłaniem czegokolwiek do modelu numery telefonów, adresy e-mail, NIP-y i PESEL-e są podmieniane na znaczniki — czyli sami stosujemy zasadę, którą opisuje blok „nigdy nie wklejaj".

Zobacz, jak to działa